想让 AI 分析一份报表，很多人的第一反应是导出成 PDF 再上传。结果往往是表格的列对不上、多栏文字顺序全乱、公式只剩计算后的数值。问题不在 AI 不够聪明，而在 PDF 的设计目标本就是「固定外观」而非「保留结构」。

MakeUseOf 撰稿人 Oluwademilade Afolabi 的判断标准很简单：导出为 PDF 之前文件是什么格式，就传什么格式。他实测了以下六种。

一、CSV：只有一张干净表格时

1. 确认第一行是清晰的列标题，后面每行代表一条记录。
2. 删掉空行分隔符和多余的装饰行。
3. 上传后可要求 AI 汇总各列、找趋势和异常值、做计算或生成图表。

他上传一份小额支出记录，AI 准确标出那笔偏高的 290 美元 CloudHost 付款，以及两条重复的 8.75 美元 City Cafe 记录。同样内容若拆散在 PDF 好几页里，结果就没这么可靠。

二、XLSX：多张工作表要留在一起时

PDF 会抹掉工作表边界，还会把公式压缩成显示结果，XLSX 则能保住表与表的关系。要点是把重要数据放在普通单元格里，工作表命名清楚，不要混入无关表格、空行分隔或「数值写在图片里」的做法。图表数值很关键时，把背后的源单元格一并提供。

三、JSON：信息是嵌套结构时

应用导出、接口返回、配置文件、浏览器记录、诊断日志，往往是对象套对象，扁平表格装不下。他的测试文件里有两台设备、位置对象、带时间戳的读数以及一条报错，AI 顺着设备列表追进读数，定位到第二台设备的超时问题。

非程序员同样能用：让 AI 解释陌生字段结构、比较对象、列出缺失字段，或把选定属性转成表格。上传前务必校验文件，少一个逗号就会让解析失败。

四、DOCX：要改的是文字而非版面时

适合抽取标题层级、调整章节顺序、精简段落、比较草稿、调整语气。但批注、修订记录和嵌入对象未必能被完整读取。OpenAI 现行说明提到，文档和演示文稿里嵌入的图片不受支持，关键图片建议单独再传。

五、PPTX：要看的是演示逻辑时

幻灯片的真正结构在于页序、信息密度、重复观点以及从问题到结论的推进。他用一份四页运营复盘测试，让 AI 列出页标题、找出重复建议、评估论证是否递进，结果准确指出「账单覆盖率」这条建议在第三页和最后一页各出现一次。据此他把第三页改放支撑证据，最后一页只留结论。

六、PNG：内容只存在于屏幕上时

报错弹窗、设置页面、软件界面、图表、票据这类只有截图的内容，直接传 PNG 更好。他用一张模拟的云同步报错截图测试，AI 读出了错误代码、最近一次成功同步时间和诊断 ID，连底部小号版本号都识别出来。

先裁掉无关区域、保证标签清晰可提高识别率。但小号文字、旋转内容、复杂图表和靠颜色区分的折线，可靠性都会下降。

结论

六种格式指向同一条原则：保留结构而非外观。OpenAI 文档还列出 XLS、TSV、TXT、XML、YAML、MD 等。

来源：MakeUseOf